秘書職責有哪些？

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秘書職責有哪些？想做到老板左右手，首先當然要清楚自己的職責，然后檢視自己在哪方面表現未夠好，跟住找出改善方法，成為專業出色的秘書，令老板對您另眼相看。

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秘書職責逐個數
做得秘書幾乎就是「一人之下，萬人之上」，因為您的上司不是老板就是部門主管，所以您的角色和職責其實也很重要。當然，您最好要有多張刀，身懷各種秘書必備技能，成為老板得力助手。以下是秘書的一般工作：

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1. 接待賓客
秘書其中一個最常見的任務就是接待。秘書會接待新入職員工，例如為他們介紹公司環境和規矩；遇著有客到訪，秘書也是負責出來接待的人，他會引領訪客到適當的地點等候，通知要接見訪客的同事，在過程中甚至要幫忙預備雙方會議的設備、文儀用品及飲品等。如果是公司活動，秘書同樣會在Recepetion 為來賓服務。某程度上，秘書代表著公司的形象，需要保持專業而友善的態度，令所有來到公司的同事和訪客感到賓至如歸。

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2. 整理檔案
一間公司會存儲各種不同類型的檔案，例如人事檔案、銷售記錄、年度結算、部門開支等等。作為秘書，多數都需要負責整理這些資料。除了實體文件之外，更需要電子化管理。例如您負責建立及管理公司的電腦存儲系統，您要懂得相關的電腦技能，有需要時能夠隨時搜尋及使用這些資料。

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3. 通訊/書信
秘書另一主要工作就是負責接聽公司來電(有些公司未必有Receptionist ) 及收發公司電郵。秘書需要面對來自客戶、供應商、業務伙伴、街外人，以至推銷員等來電或電郵，可以說是過濾所有外來信息，將不同的查詢轉接至適當的部門或同事。另一方面，秘書也要出席會議，負責做會議記錄，隨時寫下老板吩咐的重點，或者代表公司和老板出公司memo 或信件予同事和客戶。所以，秘書要有優秀的語文能力及溝通技巧。

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4. 文件處理
公司每天都有各式各樣的文件需要處理，有時候秘書也要協助不同部門的文書工作。例如秘書會幫HR打聘請合約；幫銷售同事搜尋某個客戶的過往銷售記錄；幫會計同事收集同事為公司買物品的單據等等。換句話說，秘書要熟悉公司的運作，了解各部門的職責，有需要時隨時stand-by 提供協助，令公司一切運作正常。

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5. 辦公室雜務
秘書也是辦公室的管家。秘書要為辦公室的設備、文儀用品、茶水間和洗手間的物品作定期檢查及補給，遇著壞掉時要找供應商維修；也要負責辦公室清潔服務、通訊服務，需要時要為辦公室租貸事宜和業主或管理處接洽；總之，一間實體辦公室的所需服務，都由秘書來打點一切。

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做秘書「成也老板，敗也老板」，如果您遇著一個好老板，工作出色，更會介紹人脈給您，那么您的秘書角色便很有份量，前途一片光明。當然，身為秘書，您也要時刻u提升自己，有需要時去進修一下，甚至來個專業認證，有助日后轉換跑道。