學會時間管理，告別窮忙加班

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職場上班族想告別窮忙，或處理不完的工作量，就要懂得時間管理。

每個上班族，常會面臨的問題，不外乎經常必須和時間競賽，一堆待辦事項堆積如山，甚至被老板或客戶追著跑，往往下場就只能拚命加班，或一陣窮忙，工作上卻缺乏效率。筑招網小編深入剖析時間管理策略，以下列舉幾項策略作為說明。

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三抓三放的簡化工作原則

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抓大事，放小事

集中思考工作上的大事，對于微不足道的小事，無須過度煩心。高階管理者必須公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；基層工作者應將時間用于可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。

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抓正事，放雜事

要順利完成一件工作，有其必要的程序及步驟。與完成該項任務有關的稱為正事，無關的則稱為雜事。

一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資于處理與該任務最相關的核心問題；至于與正事無關的雜事，可交由旁人處理，或是盡量避免，以簡化工作內容。

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抓要事，放閑事

重要又緊急的事情應該在第一時間完成；沒有時間壓力的閑事，則利用工作空檔，簡單處理即可。要事與閑事的差別，在于對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，低績效貢獻度、低時間緊迫性的閑事則可暫緩或刪除。

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重要與緊急的N字體法則

針對提升時間管理能力的技巧，可依工作的緊急度及重要性，將不同類型的工作區分為四大象限：

第一象限──重要又緊急的事

第二象限──緊急但不重要的事

第三象限──不重要又不緊急的事

第四象限──重要但不緊急的事

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正確的工作優先級應該是：

第一優先──重要又緊急的工作

第二優先──重要但不緊急的工作

第三優先──緊急但不重要的工作

第四優先──不重要又不緊急的工作

也就是先從第一象限的工作做起，再依序進行第四、二、三象限的事情，如此連接起來，就成為一個「N」字體，故稱為「N字體法則」。

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緊急與不緊急

把工作的完成目標想像是一支公交站牌，眼看著最后一位乘客已經下車，你要搭的公交隨時就要啟動離站。這時如果你距離站牌很近，輕松跑個兩三步就能趕上公交，自然覺得「不緊急」；但是，如果你距離公交站很遠，拚命跑還不知能否追上公交的話，當然會覺得「非常緊急」。

所以緊急的程度與你和目標物之間的距離有關。距離越近，越覺得輕松；距離越遠，感覺越緊急。

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重要與不重要

把不同階段或步驟的工作當成是堆積木。當移除某一塊積木后，整體構架若絲毫不受影響、屹立不搖時，那塊積木就相當于不重要的工作，當移除某塊積木后，整體構架若瞬間崩塌、徹底瓦解，那塊積木就相當于重要的工作。

所以重要與否應視影響全局的程度而定，而影響程度的大小則決定重要性的高低。

依照能量狀態，來決定該做工作

依照能量狀態，來決定該做工作。

筑招網小編認為，「工作時，自己的心情會有高低起伏，隨著必須做的工作與場所的不同，能量的使用方式也要有所改變。」、「『這段時間必須做甚么事』──至少必須事先做出這樣的時間管理。」，如果想在不疲倦的狀況下提高工作表現，必須考慮以下幾點，有彈性地決定要做的工作。

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所需能量的類型

比方說，如果是做新的提案或是匯整數據，就比較適合以沖刺的方法來進行。不要為了配合他人而搞得自己手忙腳亂，要保留可以專心作業的時間，再展開工作。

另一方面，可以把討論、舉辦活動，或是和客人談話之類的工作集中在同一天，當天就不要回復電子郵件或制作數據。

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自己的能量狀態

此外，也可以根據自己處于正能量或負能量，來改變所做的事。

比方說，如果現在自己的能量屬于正面積極、活力十足，且能集中精神，便可以進行需要專注力的統整數據與撰寫企劃案的工作，也可以在審慎思考后，回復重要的電子郵件。另一方面，如果沒什么精神，因疲倦而無法專心，就必須要把重要工作往后延，進行事務性或整理類型的工作。

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配合場所來進行工作

一如要配合自己的能量狀態來工作，配合場所工作也是不浪費能量的有效方法。

精神很好，又可以在位子坐超過二十分鐘時，可以用電腦匯整數據或是回復郵件。

雖然有精神，但必須站著時，可以用智慧型手機確認日歷或回復簡單的郵件。如果是需要花一點時間才能回復的信件，可以先做個記號，之后再以電腦作業。

當電車變擠時，可以聽廣播或有聲書來搜集信息或讀書。

電車非常擁擠，自己也非常疲倦，甚么都做不了時，就進行冥想，若能事先一致決定好，就可以有效利用時間。