老板特別助理、秘書有什么不同？新人或無管理經驗可以應聘嗎？解析老板背后的金頭腦

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公司里有一種人你可能只聽過名字，但不見其人，看似低調卻又可能一句話就左右老板決策。你是不是也對「特別助理、秘書、辦公室主任」的神秘工作感到好奇？一名即將畢業的大四網友在《筑招網職場診所》問新人如何成為董事長特別助理，特別助理、秘書需要具備什么樣的特質或能力？本文帶你一窺這些低調神秘金頭腦的真實工作樣貌，以及求職建議。

請問在一群特別助理秘書群中，哪些特質能夠成為董事長最信賴的人？

我目前是即將出社會的大四生，想深入了解董事長特別助理或是秘書這個職位，我想像能當上董事長特別助理的人應該都是能力很好的人，請問成為辦公室主任的人應該要具備哪些特質或能力？這些能力該如何培養？

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不知道你是不是也對特別助理、秘書、辦公室主任這類隱身幕后但似乎是老板左右手、甚至能影響決策的神秘工作感到好奇？而且他們的工作范圍感覺包山包海，是不是老板交代的任何事都得使命必達？一起來了解這些工作的真實樣貌！

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某建筑公司董事長特別助理Ashley 以十多年辦公室主任職過來人經驗，認為剛畢業要一蹴而就，直接在上市公司當特別助理是不可能的，除非背后有強大的人脈。

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想當特別助理就必須熟悉你所待的產業，若沒有辦公室主任經驗你只能從小秘書做起。站在巨人肩膀上看事情固然是個很好的跳板，但是站在風口浪尖上，層峰和股東的較勁，高級主管們的政治立場。你的人際關系能力要非常圓融，應對進退聽起來很像廢話，但實際上做人比做事更重要。

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對你的直屬上司表現忠誠度更是你在這個戰場中，為你尋求堅固靠山的唯一方法。?

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捷爾國際簡睿志總經理也建議一開始在無經驗的情況下，最好從比較初階的去著手，隨時間累積經驗，再慢慢抓可以發揮的時機點。他認為特別助理與秘書是職場上爬出泥沼戰的最佳晉階途徑，以下他將深入探討這二種職務的特色：

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1. 無論抬頭為何，都是處理老板交辦事項

特別助理一般分成：決策型、執行型
秘書通常分成：效率型、業務型、應酬型

特別助理偏向以營運管理、決策分析等為主。甚至未來有新事業單位準備成立，老板會評估把特別助理放在該單位測試，給予一些資源，讓特別助理去操作執行，進一步評估是否可繼續發展。而秘書就好像多以事務為主，像是行程安排、會議紀錄等。

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但也沒有特別一定，像之前我的公司，也有把秘書安排去負責一個新單位。完全還是看老板的喜好，關鍵是在自身的能力，是否可以足夠扛起老板給予的機會與責任。

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至于秘書跟特別助理在名稱上有什么差異？其實沒有，單純看老板喜歡怎么稱呼，給你什么抬頭，名片就會印什么。但無論稱呼為何，總歸一句，你的工作就是幫老板處理交辦事項！

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2. 特別助理的特別，就是工作特別沒范圍

職稱看起來光鮮亮麗，但其實這樣的職務充滿挑戰與機動性，講更直接，就我認識知道包括自己，擔任過老板特別助理秘書的，都幾乎是責任制。想安穩上下班的，這職務其實不太符合你。

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3. 你的格局，決定你能不能聽懂老板

特別助理秘書這個職務，擔任的等級越高，負責的事務越困難，甚至擔任到辦公室主任長，那你就會是一個既年輕又有這個年紀絕沒有的某一種程度者。

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這程度，讓老板覺得，你可以聽懂老板，甚至指引老板、老板的公司、老板的事業。換句話說，老板正在尋找的那個人，是一個聽得懂他的人。

這程度，叫做格局。

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4. 通才中的專才，隨時接老板的球

特別助理秘書，等級通常以能力以及功能大概分成最基礎第一線，像是有的僅能處理文書資料，接聽電話，會議紀錄等瑣碎事務，或處理上一級特別助理秘書交辦的作業。

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舉我為例，某任老板養了一個辦公室主任團，都是特別助理秘書，但是負責的工作不一樣。像我擔任辦公室主任長，負責管理這一群特別助理秘書，里面有司機，負責公關發言的，負責老板行（沒錯，單純管行程）等分類。我主要負責整個公司營運作業，幫老板追各單位的狀況，然后隨時抽查或到該單位去做改善調整，然后接老板的球，例如公司要推ISO，擔任ISO代表去推動驗證，或是新事業的投資評估......

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那什么是通才中的專才呢？先講通才的部份。通常愈高等的特別助理秘書，愈能跟在老板身邊做事，老板問什么，老板不知道什么，轉頭幾乎問的第一個人就是擔任特別助理的你。所以很多事你必須知道，要去了解，掌握市場趨勢，要懂財務量化、管理帶人等非常多技能，需要花很多時間去培養學習。

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以我來說，通才方面是靠自己大量吸收資訊知識并內化，何時會用到不知道，但有時候老板轉頭一問，或是會議上突然有一個問題，你自然會從腦中挖到該相關資訊，當場就可以活用。

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而專才部份，就是在某一個領域特別的了解。例如我在營運管理改善、組織制度建立、人資范疇較專精，所以當老板要面試高級主管時，HR第一關處理后，二次面試都須過我這關，最后老板面試時，我會在旁提點。

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5. 懂得尺度拿捏，三近三遠

擔任過幾位老板的特別助理，多年的經驗告訴我，就是三近三遠：

近思想，遠圈子
近目標，遠身邊
近能力，遠是非

6. 有能力是標配，你還得像你老板

當特別助理的四大條件：忠誠度高、身段柔軟、高效益、通才
當特別助理的四大態度：守口如瓶、情緒管理、察言觀色、保持彈性

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最重要的是，除以上基本能力條件之外，你跟老板合不合這是最重要的，有時候不是你不好，你很優秀，只是老板看你怎么看都覺得不合胃口，因為你站出去要代表他，你站他旁邊或身后，你要像他，如果不像，那再優秀，他也不會挑你。

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因為回到最前面，老板要找一位最懂他，聽得懂他的話的人！

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新人或無管理經驗者，可以應聘特別助理工作嗎？

回答這問題之前，我們先從筑招網人事長孫啟艷以下分享中，去理解老板為什么要找特別助理的真正原因：

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我只有兩種情形會運用特別助理，在不確定一位新聘的高級主管能否證明自己的領導力前，我會安排他先以特別助理身份來執行項目任務，而不是直接到預定單位去上任，以便為人選爭取一段時間。透過執行項目，讓日后要帶領的單位從旁看見人選的實力。這樣做的考量是想避免預定單位的同仁質疑：他憑什么空降來當我們的主管！而是讓人選在證明自己的實力后，由大家主動爭取他來當他們的主管。

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另一種情形是當公司要發展新事業，而公司內剛好沒有具備該專業的開路先鋒時，我也會先用特別助理來聘用合適的人選，若人選能將新事業驗證成功，就會正式成一個新事業單位，并讓人選名正言順當主管；若驗證失敗，就會中止計劃，人選也可能中止。

這樣做的原因是，由董事長室發動的項目可以確保相關單位對該人選所進行的項目給予應有的支援。因此，我開出的特別助理求才條件會有一個要求：人選必須具有領導過特定人數的實際成功經驗。

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所以假設我剛好是你應聘特別助理的那家公司的老板，我希望能在你的履歷上看到你怎么描述過去那段成功的領導經驗，以及你看到我們公司有什么地方是你能改變的。

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最后，我會建議在成為特別助理前，能讓自己先具備成功的實戰領導經驗，因為有實戰領導力的人干什么角色都可以，沒有實戰領導力的特別助理恐怕沒有員工會理你。

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綜合上述職場前輩們精辟分享，如果你是新人或過去沒有管理經驗者卻又向往辦公室主任工作，筑招網小編建議可以嘗試以下二種方法：

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1. 無經驗新人：從初級秘書做起，跟在老板身邊學習、長眼界，未來再等待機會轉換成特別助理。

【主管秘書】工作機會
http://www.99984.cn/zhaopin/info-1693904652766269440.html?highline=1716532585374

http://www.99984.cn/zhaopin/info-1540970469921124352.html?highline=1716532585374

http://www.99984.cn/zhaopin/info-790568.html?highline=1716532585374

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2. 有工作經驗但無管理經驗：可以在熟悉且專精的領域繼續深耕，并積極爭取管理職。累積成功的實戰領導經驗，同時多觀察、揣摩老板或身邊高級經理人的眼界格局、決策思維，提高成為特別助理成功機率。
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