?給職場新手的三個建議：懂的向上管理，與老板成為合作伙伴

最近有些剛畢業進入建筑行業的會員跟我抱怨不知道老板要什么，總是無法符合老板的期待，加小編 之前帶人的經驗，筑聘網小編想總結成以下給社會新鮮人的三個建議以及具體作法。

一、老板交辦事項要拿筆記下來，且要檢視
拿筆記下來的好處太多了，一部分是可以讓老板放心，覺得「我說的話有受重視」，另外，你應該不只記老板說的話，還要思考目的與做法是什么。
最簡單的方法，可以先列好空格，一邊聽老板的任務交辦，一邊逐一確認并填上。

Why
厘清老板為什么要做這件事，目的是什么，你的思考與行動才能跟老板同步。吊詭的是，有時連老板自己可能都沒想清楚，問清楚之后可能有些事根本不用做，或是有更好的解法。

What
老板確切要的是什么，產出會長成什么樣子？例如老板要搜集公司名單，那要做到什么程度？需要有電話地址嗎？要知道這間公司的業務范圍嗎？

When
老板什么時候要？我什么時候先給初版？關于時間，其實這是新人最常出問題的地方，請看以下第二點討論。


Who
這個項目要和誰合作？可以尋求誰的支持？我的產出是哪個部門會使用？可能影響到哪個部門？這是進階問題，在公司工作常要與其他部門協作，尤其部門主管的角色，會更在乎和其他部門的關系。了解這份產出跟其他部門的關系，哪些資源你是可以運用的，哪些雷你不能踩，會讓老板安心不少。


Where
有時項目有地域性之分，要跟老板確認希望在哪里執行，交通與場地狀況如何。


How
不是問老板怎么做，而是先大致想過自己要怎么做，并和老板討論。
不要怕問問題。初期你可能不知道該問什么問題，但我保證若你問的問題老板不會覺得你很煩，他會覺得你很有sense！


二、不要高估自己，壓出太積極的時間，甚至要反過來抓緩沖時間
社會新鮮人常常心中充滿熱血，想好好表現，所以會壓出太過積極的時間，但你認為老板喜歡以下哪一種人呢？
壓的時間很積極，但時間到了東西出不來或質量不好？
一開始拉長時間，但死線還沒到就先給老板成果？
不要怕抓緩沖時間會讓老板覺得你能力不好、效率不佳，若是你提的時間老板不能接受，他一定會告訴你，你們可以討論為什么他的估計和你的估計有不同。當你提的時間老板可以接受，而你又提早把項目完成給他，對老板來說是不是反而是驚喜？而且你還留了讓老板修改調整的空間，完成的項目是不是會更符合他的期待？


但要怎么抓緩沖時間才能抓得巧呢？小編個人有幾個準則：
1.原則上不會答應當天給，很少有事情這么急的，答應當天給沒有任何緩沖，隔天給，至少晚上能加班完成（哭），且會把對方寵壞把事情拖成急事再找你。
2.一般狀況會抓多20%的緩沖時間，任務的范圍越大，抓越長的緩沖時間。
3.對自己越不熟的東西，抓越長的緩沖時間。
4.自己手上的任務越多，抓越長的緩沖時間，因為不確定性增加了，你不知道其他任務會不會用掉超乎你預期的時間。
5.抓時間會盡量跨過周末。因為最慘的狀況，我還能假日加班補救（再哭）。
6.會在時間到之前，提早拿一個版本跟老板討論，老板會覺得你游刃有余，且你做出來的東西更符合他的期待。


三、讓老板知道你手上的工作清單與優先級

你的手上可能有許多交辦事項，有時是自己的規劃，有些是其他部門的合作事項，有時是老板交辦的，但他根本忘了自己曾交代這么多，所以在接下任務的同時，也要跟老板確認先后次序，要讓老板知道這個新任務，會怎么樣影響到其他你已經答應的任務，你的優先次序也許根本和老板不同。當你卯足全力完成A任務，他卻問你你毫無進度的B任務時，你會后悔莫及。

你應該要維護一個「任務清單」，依照重要性排列，并列出你估計需要的完成時間，這樣老板的任務一來，你可以直接攤給他看，并直接挪移并確認「如果要加這個，這個任務會晚五天，可以嗎？」（當然老板會不會接受是另一件事，但要訓練他學會尊重你的時間，一切都是有機會成本的）

若是要總結成一句話，我要說：老板最怕的事情，不是「煩」，而是「驚嚇」，因為驚嚇會讓原本正常的事情，都變成急事，而且拿來擦屁股要花的時間與力氣，常常遠大于一開始做事情的力氣。

一個稱職的下屬應該要管理老板的期待，不要時間到了，他卻發現你東西出不來（沒有厘清when與優先級、沒有抓緩沖時間），或是那個東西不是他要的（沒有厘清Why與What，沒有提早確認），或是你莫名搞砸了和某部門的關系（沒有厘清Who），這對我來說，是向上管理的最重要核心。