行政人員工作沒有你想的那么簡單

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很多人都以為行政后勤人員工作是很輕松、很閑、很簡單的工作，但實際做過才會知道工作范圍有多廣、事情有多多、多常加班、多有專業度和難度！進入需要英文能力的外次建筑設計公司行政工作，工作上常會上國外網站和翻譯。


（1）工作項目內容

正事：官網、博客和小編、商品上架、英文翻譯、寫英文作文、數據整合校對、文書處理、美工勞作、案件進度掌控管理、業務助理、復印裝訂、開會前的環境器材準備、檔案存盤上傳下載、接聽電話。

雜事：搬燈具、搬好幾箱水、搬書、搬桌子、簽收搬貨、進貨清點歸位、寄信、門口客人接待、幫大家買飯、整理雜物、打掃收垃圾、所有業務不想做、懶得做的事都是行政做。

其實有很多項目實際處理起來有一系列流程，列項目名稱可能只有“數據整合校對”，但實際是很花時間也必須非常細心的，100個客戶就要做100次。而且常常客戶資料給錯業務也不看就丟出來，我檢查出錯誤又要再跟業務說，業務再去請客戶重新提供，來來回回。同時間會處理5~10個的客戶資料及分布6個業務，A業務會突然問哪位客戶的處理進度，哪個客戶又要改哪些地方，然后B業務又會說哪個客戶要改時間，必須重新寄信，這時行政就必須馬上回想這個客戶的case，馬上調數據出來，然后幫業務修改。業務請假的話，行政還要替業務聯絡客戶，做業務的工作。放假和非上班時間也必須用line處理公事。


（2）達成任務時，所遭遇的困難，以及如何突破？

因為事情很雜，沒有制式規范，每個客戶case都不一樣，所以行政的應變、思緒和邏輯能力都要很強。手上會同時很多項工作要做，在做一件事的時候又會有人請你做其他事情，然后哪些事情今天一定要完成，這個時候就要記住每件事情的進度和該連絡誰？誰還缺哪些數據？來不來得及？先做哪一件事情？，流程順序怎么安排等等等。有時候業務也會把手上比較雜的工作叫行政幫忙處理。常常事情疊的跟山一樣高，已經覺得有火在屁股燒了，英文翻譯寫到一半還要去簽收包裹、搬重物、幫客人開門然后接待，然后主管又叫我幫她處理其他事情。

沒有突破的方法，手上事情還是要處理，雜事還是要做（因為你不做沒人會去做），只能用最快的速度處理然后用最細心的檢查，先分析緊急程度再依序處理。


（3）覺得最辛酸的委屈？

明明是需要能力與專業的工作，在公司地位卻最低，工作內容還很寬很雜，好像雜事都是只有行政應該要做一樣。女生被當男生用，要做很多跟當初面試時工作內容以外的非專業工作內容。項目無限上綱，反映忙不過來后不減反增，因為他們覺得你做得來，他們覺得行政應該要做…。常常業務都比我還要早下班，行政再默默留下來加班，幫業務處理后續。


（4）對于進入此行業或職務的人有何建議

英文的讀寫能力很重要，也是入門。等到工齡高了往上發展去跟外國人接觸的時候就需要英語聽說能力。然后還需要細心、應變、思緒和邏輯能力。