項目經理如何寫出一篇好報告

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常煩惱自己寫不出好的報告或項目計劃劃嗎？其實寫作能力也是專業度的表現。如果你寫的東西不夠清楚，或缺乏重要的信息，別人就容易感到困惑，也不知該如何響應你的信息。以下列出12項原則，可以幫助你有效改善寫作技巧。


好的寫作包含3項基本步驟：準備、書寫和編輯。筑聘網小編提供12項重要的寫作原則：

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1.知道你的目標是什么

在你開始寫作以前，先想想你的目標是什么？你要寫的是篇只有1頁篇幅的摘要，或是長達5頁的報告？試著回答這個問題：我究竟想要讀者知道、思考哪些事情，或者要他們做什么？

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2.列清單

寫下所有你想要涵蓋的想法，這可以幫助你抓住文章的重點。如果你做不到，試著和其他人討論你的想法。反復推敲腦中的想法，可以幫助你厘清目標。

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3.整理你的想法

我們都有過在雜亂的抽屜里找東西的經驗，你很難在這樣的情況下找到你要的東西。同樣地，面對一篇沒有組織的文章，讀者也很難找到作者想表達的重點。你可以用一些方法來組織你的想法：

●依據重要性：先從最重要的信息開始寫起，然后接著再寫下次重要的信息。

●以先后順序排列：描述一開始發生了什么事情，接著又發生了哪些事，其次又是……。

●解決問題的模式：先解釋問題所在，然后提出可能的替代方案或解決方法。

●問答方式：先陳述問題，然后提出你的答案。用這些方式來組織你的想法，讀者就能輕易了解你想表達的概念和重點。

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4.佐證你的論點

你可以表達自己的意見，但必須提出一些左證來支持你的論點，例如事實、例子、個人經驗、統計數字或引述，最好同時運用各種不同的方式來支持你的論點。

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5.區隔重要論點

每個段落開頭必須有主題句，清楚說明這段內容要討論的重點觀念。

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6.善用標示記號或數字

如果你要列出或討論一串事項，請使用數字或其他標示記號來排列。

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7.盡量使用簡短的句子

一個句子涵蓋的字數最多不要超過12到15個字。 讀者看懂15字以內的句子的機率是90%，但看懂8個字以內的句子，機率卻是百分之百。

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8.用字精確

像是「大的」、「小的」、「盡快」等這些字都是語意含胡、不精確的字。讀者對這些字的解讀可能和你想要表達的意思有落差。所以，用字盡量精確以減少溝通障礙。如有必要，也請對某些用字下明確的定義。

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9.適當使用逗號（或頓號）

將3個以上的事項用逗（頓）號區隔開來。例如：「他最喜歡的顏色是紅色、白色和藍色。」最后，善用逗（頓）號來分隔形容詞，如：「那位高大、優雅又英俊的教授在學校教歷史。」

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10.避免贅字、贅詞

沒有必要用許多意思相同的字來形容同一件事。以下的例子告訴你如何避免使用贅字、贅詞。

●「我個人認為……」「我」就已經表示你個人，所以只要寫：「我認為……」

●「我決定將這臺機器漆成灰的顏色。」灰色原本就代表一種顏色，所以你應該寫：「我決定將這臺機器漆成灰色。」

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11.要有結論

你真的喜歡看一出沒有結局的電影，或一場沒有結果的運動比賽嗎？當然不會。讀者會想知道「最后的比數」是什么。而且文章最后的結論可以將你所有的重點連接起來，加深讀者的印象。

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12.進行最后的編輯

將你寫好的內容重復念幾遍。第1次念的時候，注意力集中在文章的組織和句子的結構。將太長的句子縮短，刪除不必要的文字。如有必要，重新調整文章的順序。

然后再念一次，確定標點符號的使用是恰當的。

第3次朗讀你的文章，將焦點放在遣詞用字上。檢查是否有些用字語意含胡？如果有，請用更精確的字來取代它們。

最后，大聲將你寫的內容念出來，或念給朋友聽，看看他們是否能充分了解你想要表達的意思，或者有哪些地方需要改進。

好的寫作，有很重要的一部份牽涉到編輯。很少有人可以在第一次坐下來寫東西，就能寫出一篇完美的文章。好的文章是需要反復的修改、潤飾。多一份細心，就可減少錯誤的發生，別讓小小的疏失搞砸了一切。