會議紀錄不是對話紀錄!這3項才是你該記的重點

　　「請做會議紀錄」

　　初入社會時，每每聽到這句話總是會令人傷透腦筋。煩惱著到底要記錄些什么比較好?于是，便將自認為很重要的發(fā)言，一個一個用筆記寫下來。重點似乎已經(jīng)不是在參加會議這件事上，而是拼了命地留下紀錄、不愿意漏失任何一句話。

　　而由于筆記是匆忙之下所寫，不是直接給他人看的東西，因此，必須在會議后，用文書軟體重新再謄寫一次。這過程相當花時間。我不禁產(chǎn)生「有必要發(fā)送這份會議紀錄嗎?應該沒有一個人會重復看好幾次吧」的念頭。

　　果不其然，會議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾里，而之后也似乎完全無用武之地，真的是浪費時間的作為與其說我所寫下的是會議紀錄，倒不如說是隨機的發(fā)言紀錄來得更為適切。

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　　會議紀錄的目的究竟是什么?

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　　著眼于議題而非發(fā)言內(nèi)容

　　會議紀錄最重要的重點是：把議題以「問題」的方式，在腦海中大大地清楚地寫下來。這就是全部了，這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。

　　舉例來說，假設你今天去客戶端開完會回公司，當被問到「你們談了些什么內(nèi)容」時，你應該會回想起來「說了這件事，也說了那件事」。那么，當被問到「你們討論的主題是什么」，要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候，這一點其實是相當困難。

　　幾乎大部分的人參與會議或討論會時，都曾出現(xiàn)過一次或兩次這樣的念頭「這個到底是在開什么樣的會啊」、「現(xiàn)在他們在討論的主題是什么呢」、「為什么會叫我來開這場會議啊」、「要怎么融入或發(fā)言啊」等。

　　如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話，負責會議紀錄的人會比較輕松。

　　不要把注意力放在出席人員說了些「什么」上，而是放在他們說了「與什么有關(guān)」的話。在每個發(fā)言的背后，都有一個「問題」，也就是議題。請把焦點放在該處并仔細聆聽，然后寫下筆記。

　　提出良好發(fā)言內(nèi)容的人，或是提出能夠讓會議流程改變的發(fā)言者，他們肯定了解什么是「好的問題」，也應該能夠?qū)⑦^去已經(jīng)討論過的「問題」方向，一口氣轉(zhuǎn)向更好的方向，而我們也可以思考一下那個「問題」是什么。

　　最后，思考「今日的會議，結(jié)果到底討論了與什么有關(guān)的事情」，用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭。若能將核心議題白紙黑字寫下來，收到會議紀錄的與會者將更加了解自己所做的事情，對整個活動團隊也會很有幫助。

　　對于所提出的問題，要做出什么樣的「回答」呢?這就是本次會議最終的「決議事項」，將其寫在會議紀錄最后面就可以了。在「問題」與「回答」之間，要先決定優(yōu)先順序，從大方向開始大概寫三個左右即可。

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　　升級版會議紀錄

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　　升級1：明確提示前后流程

　　如果能夠?qū)h的前一次與后一次的狀況，寫在會議紀錄中的話，這份紀錄對活動進行將會大有幫助。

　　會議這種東西，總是容易陷入混亂的局面。因為現(xiàn)場有許多人說著各式各樣的事情。最糟的情況，甚至推翻原本的會議主旨，比如提出把過往議題都否定掉的新議題。

　　為了不要演變成上述情況，要把視野放在過去、接著再放在未來。從不同的角度去看才是正確的，不能只看「眼前」的事物。

　　應該要寫下「至前一次為止的流程」、「本次議題」、「下一次的預定計畫」，事先于開會前將這份會議紀錄發(fā)送給大家的話，所有人都會相當清楚當天會議的流程與走向。這樣，即使迷失在會議中也能夠找到回頭的方向。

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　　升級2：寫下此次會議的定位

　　會議的定位，亦即面對所提出的「問題」要采取什么樣方式的會議?如果也能夠把這點先寫下來的話，會比較好理解。

　　如果這場會議是針對某個問題，要找出一個答案的話，那么這次會議的定位便是「決策」。另一種方式是面對「問題」時，要不斷地提出各種可能的方案，那么會議的定位便是「腦力激蕩」。

　　會議定位不同，出席人員也會跟著改變。如果是決策會議，那就必須邀請擁有決定權(quán)的人參加，否則這場會議將毫無意義。而如果是需要許多點子的腦力激蕩，可以用特別來賓的方式，邀請總是具有獨特想法的人參加會議。

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　　升級3：用疑問句寫下「今后的課題」

　　所謂「今后的課題」，是指比下一次會議的議題范圍更加廣大的一種未來方向，這里也請使用疑問句的方式，讓下次的目標更為明確。也由于讓全體成員共享下一次目標的大方向，因此不論是收集情報或下次會議的準備工作，都變得更為容易。