即將離開的人，更愿意坦誠相見？人資顧問教你問出離職員工真心話

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1.離職面談最重要的目標(biāo)，是找出組織待改善的問題。因此離職面談有兩個(gè)目的：努力獲得真實(shí)心聲；將離職員工當(dāng)成潛在人力資源，放眼未來。

2.人資顧問建議，離職面談可利用尊重感受（Feeling）、列舉正向事實(shí)（Fact）、與談中的發(fā)現(xiàn)（Find）、離職前規(guī)劃（Future）4個(gè)F階段進(jìn)行。

3.歸結(jié)離職原因，大約可分成3類：和組織氛圍有關(guān)、與管理制度有關(guān)、和個(gè)人價(jià)值有關(guān)，后續(xù)，本文也提供3個(gè)方向粗略的解決方式。

當(dāng)績效優(yōu)良的員工提出了離職申請，做了好幾年的員工也表示想轉(zhuǎn)換跑道，到底發(fā)生了什么事？我們常會聽到人家說，人都要走了，不要期望員工會告訴你真正的離職原因，大部份的員工所說的理由不是生涯規(guī)劃，就是家庭因素等等，都只是為了顧及彼此的感受所做的表面虛應(yīng)，難道這樣就不需要做離職面談了嗎？

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離職面談問出真心話，找出組織待改善的問題
當(dāng)然不行，離職面談不是程序也不是形式，而是對彼此的尊重，讓彼此成長的關(guān)鍵。姑且不論它是否能改變員工離職的心意，透過離職面談主要是希望能達(dá)到兩個(gè)基本的目的：

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一、厘清問題，努力獲得真實(shí)心聲
一個(gè)即將離開的員工，是有可能比較愿意把自己對公司的真實(shí)看法，與工作上較沒有直接關(guān)系的人資人員分享；藉由離職面談中充分的溝通，可了解離職員工對于企業(yè)各種內(nèi)部狀況的最終意見與想法。重視企業(yè)管理中所存在的問題，有利于公司日后的改進(jìn)和提高員工的留任率。

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二、提升形象，釋出善意放眼未來

透過面談，可以向離職員工發(fā)出友善信號，傳達(dá)公司重視員工的意見，舒緩員工對公司的抱怨或敵對心態(tài)，讓他感受到公司與他仍然是「朋友」關(guān)系。離開公司的員工，在某種意義上仍然是潛在的人力資源，雖然人離開了，但與他們保持良好關(guān)系，讓他們的心向著公司，將他們轉(zhuǎn)換為公司外部的品牌支持者，就能為公司帶來更長遠(yuǎn)的利益，例如：新的客戶機(jī)會、人才推薦機(jī)會，甚至員工回任機(jī)會等。

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利用4F階段，做好離職面談
如何讓離職面談變成一種愉快、坦誠的交流，并經(jīng)由發(fā)問、引導(dǎo)讓對方發(fā)表真實(shí)心聲？進(jìn)行面談前，HR要先做好準(zhǔn)備工作，包括了解離職者的基本資料、到職時(shí)間、晉升調(diào)薪狀況、工作實(shí)績、歷年考績、活動參與狀況、剩余特休假等。

第一階段：感受（Feeling）

了解并尊重員工的心理感受，安排當(dāng)事人較為信任的人資窗口進(jìn)行面談，面談中盡量不要直接記錄，過程中要讓當(dāng)事人感受到面談內(nèi)容不會對他有不利的后果，以降低當(dāng)事人的防衛(wèi)心態(tài)，消除對抗的情緒，當(dāng)員工感受到心情愉悅，覺得這個(gè)面談的場域、氛圍、談話的對象都讓他有安全感時(shí)，他就比較愿意打開話匣子講真話，也才能達(dá)到成功的離職面談。

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第二階段：事實(shí)（Fact）

從準(zhǔn)備的資料中，列舉離職員工在工作中正向的具體事實(shí)，例如：「幾個(gè)月前的業(yè)務(wù)項(xiàng)目方案競標(biāo)活動中，你積極主動達(dá)成任務(wù)，大家都能感受到你的努力，你對那次活動的看法是什么？」或是本年度的實(shí)際的績效狀況、完成的專案、工作中的亮點(diǎn)等等，讓離職員工感受到公司有看到他的表現(xiàn)，針對他得意的項(xiàng)目讓他多加分享，從實(shí)際個(gè)案來談過程中他所遇到的問題，如何與主管及同事間互動等。多問「什么」、「如何」和「為什么」等開放式的問題，避免「是」或「否」就可以回答的封閉式問題。

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第三階段：發(fā)現(xiàn)（Find）

在離職面談的過程中，人資人員應(yīng)多聽少說，給予離職人員合適的空間和足夠的時(shí)間暢所欲言。面談過程中免不了會有情緒，人資人員可以先站在同理的立場，讓員工發(fā)泄完情緒后再引導(dǎo)談回事實(shí)狀況。試著從對話中找出問題的蛛絲馬跡，是認(rèn)知差異？還是期待落差？或是共識有問題？必要時(shí)，就員工本人關(guān)注的問題進(jìn)行解答和提供咨詢，再適度協(xié)助排除員工對公司的一些誤解。

要記住，面談的目的是找出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，絕不是進(jìn)行說教。

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第四階段：未來（Future）

員工離職意味著另一個(gè)新的職業(yè)生涯即將開始，此時(shí)若能針對離職員工的未來想法與求職規(guī)劃予以了解，對新的職業(yè)生涯進(jìn)行必要的建議或提醒，并給予祝福，對員工來說也是莫大的支持。最后再針對離職前的行政作業(yè)、預(yù)計(jì)離職日期、最后工作日、特別休假的安排等等做最后的確認(rèn)。

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從離職原因分析中，找出對應(yīng)的管理方案，離職的原因林林總總，我們大致可以把它歸類為3個(gè)部份來看：

一、與組織氛圍有關(guān)：包括主管領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格、同儕關(guān)系、工作氣氛等等

建立一個(gè)好的工作氣氛或改變一個(gè)主管的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格不是一朝一夕的事，需要長時(shí)間的累積與養(yǎng)成。員工心中的組織氣氛和現(xiàn)實(shí)中的組織氣氛是否契合、一個(gè)企業(yè)的組織氛圍如何，是決定能否留住人才的重要關(guān)鍵。建議可以運(yùn)用測評工具了解主管的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，從管理風(fēng)格中注意其優(yōu)劣勢，適度調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)方式，并設(shè)定管理職能的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，針對各層級的主管進(jìn)行管理能力的培養(yǎng)，將有助于改善。

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二、與管理制度有關(guān)：包括計(jì)劃組織、管理績效、薪資福利、訓(xùn)練發(fā)展等各項(xiàng)制度面的問題

當(dāng)一個(gè)人對他的薪資不滿意，沒有升遷機(jī)會、工作沒有挑戰(zhàn)性，想轉(zhuǎn)職、創(chuàng)業(yè)或再去升學(xué)等，這些都是和組織內(nèi)的管理機(jī)制有關(guān)，在升遷制度上是否有設(shè)計(jì)雙軌制的發(fā)展，薪資上是否有定期做市場水準(zhǔn)的評估，績效管理上是否有合理的評核標(biāo)準(zhǔn)等，這些制度都是值得去深入檢視的。

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三、與個(gè)人價(jià)值有關(guān)：包括家庭、健康、休閑之平衡等等

組織價(jià)值觀來自于時(shí)間、金錢、精力的投入，團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)行為、每一次決策，也都是價(jià)值觀的來源。找出組織中重要的核心價(jià)值，了解個(gè)人價(jià)值觀與組織價(jià)值理念是否一致，并在招募選才中善用選才工具，將可以淘汰明顯與組織價(jià)值觀不合者，有效提升選才效率。

離職原因vs. 解決方案。

不論公司的規(guī)模和行業(yè)性質(zhì)如何，在吸引人才和留住人才的這件事情上，每家企業(yè)都面臨各自的問題和挑戰(zhàn)，若想避免年后離職潮一再發(fā)生，還是應(yīng)該透過定期的離職原因分析，從導(dǎo)致人才出走的各種因素中，找出對應(yīng)的管理方案，才能做好預(yù)防勝于治療的工作。